সংস্করণ, পরিসর ও দায়িত্ব
উনিশ পৃষ্ঠার এই ষষ্ঠ সংস্করণ ৩০ জানুয়ারি ২০২৬ প্রকাশিত হয়। এটি GST-অনিবন্ধিত ব্যবসার আয়করের নথি নিয়ে: একক মালিকানা, অংশীদারি, LLP, LP, কোম্পানি, ক্লাব, সমিতি, ব্যবস্থাপনা সংস্থা, অলাভজনক প্রতিষ্ঠান, সংবিধিবদ্ধ বোর্ড ও সরকারি সংস্থা। যোগ্য ছোট ব্যবসা পরিবর্তে ১ জানুয়ারি ২০১৪ চালু হওয়া পৃথক সরলীকৃত ব্যবস্থা বেছে নিতে পারে। হিসাবরক্ষণ অন্যকে দিলেও ঘোষণার সমর্থনে ব্যবস্থা রাখার দায় মালিক ও পরিচালকেরই থাকে।
প্ল্যাটফর্মের লেনদেনসহ প্রয়োজনীয় নথি
চালান, রসিদ, ভাউচার, চুক্তি ও ব্যাংক বিবরণীর মতো লেনদেনের মূল প্রমাণ; সম্পদ, দায়, আয়, খরচ ও লাভের হিসাবের খতিয়ান, বিবরণী ও জাবেদা; এবং লেনদেনের অন্যান্য লিখিত প্রমাণ রাখুন। এটি নগদ ও ডিজিটাল উভয় লেনদেনে প্রযোজ্য, PayNow, BNPL, ই-কমার্স ও সরবরাহ-প্ল্যাটফর্মসহ। নির্ভুল নথি আর্থিক ফলাফল বা অভ্যন্তরীণ প্রতারণা শনাক্ত করতে এবং কর দাখিল ও প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার কাজ কমাতে সাহায্য করে।
কাগজের ও ইলেকট্রনিক নথি
কাগজের মূল নথি ও গ্রাহকের চালানের অনুলিপি পাঠযোগ্য ও সুশৃঙ্খল হতে হবে; তাপ-সংবেদনশীল রসিদ মুছে যাওয়ার আগেই অনুলিপি করুন। ইলেকট্রনিক নথিতে অফিসের অ্যাপ্লিকেশন, সাধারণ বা বিশেষভাবে তৈরি হিসাব সফটওয়্যার কিংবা ছবি-ব্যবস্থা ব্যবহার করা যায়। ইলেকট্রনিক মূল নথি ঠিকভাবে রাখলে করের জন্য কাগজের অনুলিপি জরুরি নয় এবং ইলেকট্রনিক সংরক্ষণে IRAS-এর পূর্বানুমোদনও লাগে না। নিয়ন্ত্রণে অখণ্ডতা, পূর্ণতা, নির্ভুলতা, প্রাপ্যতা ও নির্ভরযোগ্যতা বজায় রাখতে হবে। ছবি-ব্যবস্থার তথ্য ধারণ, সংরক্ষণ, আউটপুট, অ্যাপ্লিকেশন এবং ভৌত ও ব্যবস্থাগত নিরাপত্তায় Evidence (Computer Output) Regulations অনুসরণ করা যেতে পারে; ব্যবসার প্রয়োজনে সনদ নেওয়া যেতে পারে।
সফটওয়্যার, ব্যাকআপ ও হারানো নথি
ASR+-এ IRAS API ও সুপারিশকৃত সুবিধা-সংযুক্ত সফটওয়্যারের তালিকা আছে। ইলেকট্রনিক নথিতে তথ্য লেখা, পরিচালনার হালনাগাদ, প্রতিবেদন ও ব্যাকআপ সহজ হয় এবং স্থান ও হাতে কাজ কমতে পারে। কম লেনদেনে সাধারণ হাতে রাখা হিসাব উপযুক্ত হতে পারে, কিন্তু একাধিক শাখার সম্প্রসারিত কার্যক্রমে উপযুক্ত সক্ষমতা দরকার। মূল নথি যেকোনো আকারে রাখুন এবং ঘোষণা যাচাইযোগ্য রাখতে রেকর্ড হালনাগাদ রাখুন। নিরাপদে ব্যাকআপ রাখুন; হারালে বা ধ্বংস হলে অন্য প্রাসঙ্গিক নথি দিয়ে পুনর্গঠন করুন। পর্যাপ্ত নথি না থাকলে IRAS ফলাফল অনুমান করতে এবং ব্যয় বা ভাতার দাবি অগ্রাহ্য করতে পারে।
পাঁচ বছরের সংরক্ষণ, ব্যবসা বন্ধ ও EIS-এর ব্যতিক্রম
Income Tax Act-এর নথি সাধারণভাবে পাঁচ বছর রাখতে হয়। কোম্পানি ও LLP-কে নাম কাটা, বিলুপ্তি বা অবসায়নের পরও অতিরিক্ত পাঁচ বছর নথি রাখতে হয়। কার্যক্রম বন্ধে দায় থাকে বিলুপ্তির অব্যবহিত আগের কর্মকর্তার; অবসায়ন হলে অবসায়কের। কর্মকর্তার মধ্যে প্রাসঙ্গিক পরিচালক, সচিব, নির্বাহী, LLP ব্যবস্থাপক, রিসিভার বা ব্যবস্থাপক এবং স্বেচ্ছা অবসায়নের অবসায়ক অন্তর্ভুক্ত। অন্য আইনেও নথি লাগতে পারে। ধারা 37R(24)/(26) অনুযায়ী EIS নগদ প্রদানের দাবির নথির মেয়াদ সাত বছর। এগুলো পৃথক সময়গণনা; সবার জন্য একটিমাত্র পাঁচ বছরের মেয়াদ নয়।
অপর্যাপ্ত নথির পরিণতি
নিয়ম না মানলে ধারা 94-এর সঙ্গে পঠিত ধারা 67-এর অধীনে অপরাধ হতে পারে: IRAS নিজ বিবেচনায় রাজস্ব অনুমান, ব্যয় বা মূলধনি ভাতা অগ্রাহ্য এবং শাস্তি আরোপ করতে পারে। উৎসে সর্বোচ্চ S$৫,০০০ জরিমানা এবং তা না দিলে সর্বোচ্চ ছয় মাস কারাদণ্ড বলা হয়েছে; কারাদণ্ডের এই শর্ত বাদ দেওয়া উচিত নয়।
আয়ের প্রমাণ ও নগদ বিক্রয়লব্ধ অর্থের ব্যবহার
ক্রমিক নম্বরযুক্ত রসিদ বা ভাউচার, রেজিস্টারের ফিতা, ভাড়াটের সঙ্গে চুক্তি, ব্যক্তিগত ব্যবহারে নেওয়া মজুতের নথি, ক্রেডিট নোট, রপ্তানির সরবরাহের আদেশ, বিল অব লেডিং, এয়ার ওয়েবিল ও অনুমতিপত্র, অর্থপ্রাপ্তির প্রমাণ এবং গ্রাহকের চুক্তি রাখুন। সরাসরি খরচ বা ক্রয়ে ব্যবহৃত বিক্রয়ের অর্থও বিক্রয়-রাজস্ব। একইভাবে নগদ বিক্রয়লব্ধ অর্থ থেকে ব্যক্তিগত উত্তোলন রেকর্ড করুন, কিন্তু রেকর্ডকৃত বিক্রয় কমাবেন না। Appendix 2-এ দৈনিক রাজস্বের নমুনা আছে।
ব্যয় ও ক্রয়
ব্যয়ের জন্য সরবরাহকারীর চালান বা রসিদ, প্রাপকের স্বীকৃতিসহ সেবার অর্থপ্রদানের ভাউচার ও চুক্তি, পারিশ্রমিকের ভাউচার, নিয়োগকর্তার CPF প্রমাণ, বাড়িওয়ালার সঙ্গে চুক্তি, অর্থপ্রদানের প্রমাণ এবং AGM/EGM-এ পরিচালকদের ফি অনুমোদন চাই। ক্রয়ের জন্য সরবরাহকারীর চালান, রসিদ বা ক্রেডিট নোট, ডেবিট নোট, আমদানির বিল, অনুমতিপত্র, সহায়ক সনদ ও AEC-এর আগমনের সারসংক্ষেপ, অর্থপ্রদানের প্রমাণ এবং চুক্তি চাই। প্রতিদিন ক্রয় রেকর্ড করুন; ক্রেতা অনিবন্ধিত হলেও GST-নিবন্ধিত সরবরাহকারীর কাছ থেকে করচালান বা সরলীকৃত করচালান আসতে পারে।
হিসাবের বিবরণী ও নিরীক্ষার ফাইলের ধরন
সমাপনী মজুতের তালিকা, বিক্রয় ও ক্রয়ের তালিকা, সম্পদ, দায়, আয় ও খরচের সাধারণ খতিয়ান, যাতায়াত, বিদেশভ্রমণ ও আপ্যায়নের বিবরণ এবং স্থায়ী সম্পদের বিবরণী রাখুন। এগুলো লাভ-ক্ষতির বিবরণী ও স্থিতিপত্র সমর্থন করে, কিন্তু অন্তর্নিহিত মূল নথির বিকল্প নয়। খাতভিত্তিক নমুনা একক মালিককে সহায়তা করতে পারে। IRAS চাইলে তথ্যের তালিকা Excel, Access বা CSV-এর মতো বিভাজকযুক্ত পাঠ্য ফাইলে দেওয়া যায়; তালিকাভুক্ত তথ্য ছাড়া অন্য উপকরণ Word বা Adobe Acrobat নথিতে দেওয়া যায়।
বিক্রয়চালান: আটটি তথ্যগুচ্ছ
চালানে নম্বর, জারির তারিখ, ব্যবসার নাম, ঠিকানা ও নিবন্ধন নম্বর, গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা, পণ্য বা সেবা ও সরবরাহের ধরন, প্রতিটি পণ্যের পরিমাণ বা সেবার পরিসর ও মূল্য, নগদ ছাড় এবং মোট মূল্য চিহ্নিত থাকা উচিত। নিজে তৈরি বা আগে ছাপানো ধরন ব্যবহার করা যায়। ইলেকট্রনিক চালানে পূর্ণতা ও নির্ভুলতা এবং বিকৃতি প্রতিরোধের নিয়ন্ত্রণ, পাঠযোগ্য সংরক্ষণ এবং ইতিমধ্যে ইলেকট্রনিক চালান পাওয়া গ্রাহককে কাগজের দ্বৈত চালান না দেওয়ার ব্যবস্থা চাই। নগদ অর্থপ্রদানে অর্থপ্রাপ্তি ও তারিখ লিখুন।
রসিদ ও ক্যাশ রেজিস্টারের ফিতা
রসিদ দেওয়া যায় এবং গ্রাহক চাইলে দেওয়া উচিত; ক্রমিক নম্বর দিন ও অনুলিপি রাখুন। রসিদ না দিতে IRAS-এর অনুমোদন লাগে না, কিন্তু সব আয় নির্ভুলভাবে রেকর্ডকৃত এবং নথিভুক্ত অনুসরণযোগ্য নিরীক্ষা-প্রমাণসহ থাকতে হবে, যেমন রেজিস্টার বা সফটওয়্যারের তথ্য। অর্থপ্রদানের মাধ্যম বা অঙ্ক যাই হোক, ক্রয়ের রসিদ নিন। এতে তারিখ, ব্যবসার নাম ও নিবন্ধন নম্বর এবং মোট থাকে; রেজিস্টারের রসিদে বর্ণনাও চাই। অর্থপ্রাপ্তি ছাড়াও কর্মী বা গ্রাহককে বিনামূল্যে দেওয়া পণ্যের প্রমাণ রাখুন। প্রতিটি নগদ বিক্রয় রেজিস্টারে লিখুন ও অভ্যন্তরীণ ফিতা রাখুন; উত্তম চর্চা হিসেবে দৈনিক মোট লিখুন।
ব্যক্তিগত ব্যবহার করা মজুত ও ক্রেডিট নোট
ব্যক্তিগত ব্যবহারে নেওয়া মজুতের বাজারমূল্য বিক্রয়ে যোগ করুন। ক্রেডিট নোটে ফেরত পণ্য, আগের বিক্রয়ের পর দেওয়া ছাড়, ভুল, ক্ষতিগ্রস্ত বা ভুল পণ্য এবং সরবরাহের আগে আংশিক বা সম্পূর্ণ মূল্য মওকুফ নথিবদ্ধ হয়। প্রতিটি নোটে নম্বর ও তারিখ, বিক্রেতা ও গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা, মূল চালানের নম্বর ও তারিখ, পণ্য বা সেবা, কারণ, প্রতিটি পণ্যের পরিমাণ ও ক্রেডিট এবং মোট ক্রেডিট থাকে। এগুলো কমে যাওয়া বিক্রয়ের প্রমাণ; শুধু ব্যাংকে আসা অর্থ কমানোর বিষয় নয়।
আমদানি-রপ্তানির সব প্রমাণ ও ব্যাংক সমন্বয়
প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অনুমতিপত্র, সহায়ক সনদ, জাহাজে পণ্য পাঠানোর ও পার্সেল প্রেরণের নোট, কুরিয়ারের কনসাইনমেন্ট নোট, AEC-এর আগমনের সারসংক্ষেপ, বিল অব লেডিং বা এয়ার ওয়েবিল, IESGP শুল্ক অনুমতিপত্র, চালান বা আদেশ, প্যাকিং তালিকা, সরবরাহের নোট, বিমা ও অর্থপ্রদানের প্রমাণ রাখুন। ব্যবসার সব ব্যাংক বিবরণী রাখুন। ব্যক্তিগত ও ব্যবসার হিসাব আলাদা রাখাকে অগ্রাধিকার দিন; না হলে লেনদেন আলাদা করে চিহ্নিত করুন। প্রাপ্ত অর্থ নিয়মিত জমা দিন এবং অনুসরণযোগ্য ডিজিটাল অর্থপ্রদান ব্যবহার করুন। বিবরণী পাওয়ার পরই জানা যায় এমন সরাসরি ডেবিট, মাশুল ও সুদ সমন্বয় করুন।
বেতনের রেকর্ড ও ব্যক্তিগত সেবাদাতাকে অর্থপ্রদান
মজুরি, বেতন, বোনাস, কমিশন ও ভাতার জন্য কর্মীর পূর্ণ নাম, পরিচয় ও পদবি, অর্থপ্রদানের ভাউচার বা বিবরণী এবং নিয়োগকর্তার CPF বিবরণী রাখুন; এগুলো IR8A প্রস্তুতিতে সহায়তা করে। পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা বা স্বাধীন হিসাবরক্ষণের মতো ব্যক্তিগত সেবার অর্থপ্রদানের ভাউচারে প্রাপকের নাম, পরিচয় ও ঠিকানা, অর্থপ্রদানের তারিখ ও সেবার ধরন, হিসাবের ভিত্তি এবং প্রাপ্তির স্বীকৃতি চাই। শুধু অর্থ স্থানান্তর করলেই এসব বিবরণ পাওয়া যায় না।
মজুতের তালিকা এবং ভ্রমণ ও আপ্যায়নের সব তথ্য
প্রতিটি হিসাবকালের শেষে সরেজমিন মজুত গণনা করুন; মজুতে উৎপাদন বা বিক্রয়ের জন্য তৈরি, উৎপাদিত বা সংগৃহীত সামগ্রী অন্তর্ভুক্ত। গণপরিবহনের নথিতে তারিখ ও গন্তব্য, মাধ্যম, দাবিদারের নাম ও পদবি, উদ্দেশ্য ও অঙ্ক থাকে। বিদেশভ্রমণে সময়কালও থাকে; আপ্যায়নে পরিবর্তে তারিখ ও স্থান, দাবিদার, উদ্দেশ্য, আপ্যায়িত ব্যক্তি ও অঙ্ক চিহ্নিত করা হয়। ট্যাক্সির রসিদ ও ভ্রমণের নথি রাখুন: শুধু কার্ডের স্লিপ বা মাসিক কার্ড বিবরণী যথেষ্ট নয়।
স্থায়ী সম্পদ, মূলধনি ভাতা ও ব্যবহারিক নিয়ন্ত্রণ
প্রতিটি সম্পদের ক্রয়ের তারিখ ও খরচ এবং বিক্রয়ের তারিখ ও মূল্য লিখুন; চুক্তি, কিস্তিক্রয়ের চুক্তি ও চালান রাখুন। মূলধনি ক্রয় সাধারণ ব্যয়ের কর্তন নয়; ভবিষ্যতের অবশিষ্ট প্রাপ্যতা ঠিক রাখতে অনুমোদিত মূলধনি ভাতার দাবি আলাদা লিখুন। ব্যবসা শুরুতেই নথি রাখা শুরু করুন, শুধু হিসাবকর্মী নয় অন্যদেরও বোধগম্য এবং প্রাপ্য ও প্রদেয় অর্থের স্মারকযুক্ত ব্যবস্থা ব্যবহার করুন, প্রতিদিন লেনদেন লিখুন, অবিলম্বে প্রমাণ সংগ্রহ করুন, অর্থপ্রদানের নম্বরের পারস্পরিক সূত্র দিন, নির্ভুলতা পরীক্ষা করুন এবং ব্যবসার ব্যাংক হিসাব ব্যবহার করুন।
সংযোজনী ও সংশোধনের ইতিহাস
PDF-এ পৃথক নমুনার লিংক আছে: 1A লাভ-ক্ষতির বিবরণী, 1B স্থিতিপত্র, 2 দৈনিক রাজস্ব, 3 দৈনিক ক্রয়, 4 ক্রেডিট নোট, 5 বেতন, 6 মজুত, 7 গণপরিবহন, 8 বিদেশভ্রমণ, 9 আপ্যায়ন ও 10 স্থায়ী সম্পদ। এগুলো উল্লেখের জন্য সংযুক্ত নথি, এই PDF-এ ছাপানো অতিরিক্ত পৃষ্ঠা নয়। ২০১৫-তে অচল iSPRINT বাদ দেওয়া হয়; ২০১৭-তে ইলেকট্রনিক নথি ও বন্ধ ব্যবসার সংরক্ষণ স্পষ্ট করা হয়; ২০১৮-তে ২০০৭-পূর্ব সাত বছরের অচল বিধি বাদ যায়; ২০২৪-তে ASR+, ইলেকট্রনিক চালান, আইনের উল্লেখ ও S$৫,০০০ সর্বোচ্চ জরিমানা হালনাগাদ হয়; ২০২৫-তে অর্থপ্রদান ও প্ল্যাটফর্মের পরিসর স্পষ্ট করা হয়। আরও নির্দেশনা স্বনিয়োজিত ব্যক্তির নথিসংক্রান্ত পৃষ্ঠা ও কোম্পানির Record Keeping Requirements-এ আছে।
সরকারি উৎস
এই নিবন্ধে প্রাসঙ্গিক শর্ত, প্রক্রিয়া ও সংযোজনীসহ সরকারি PDF-এর মূল বিষয়বস্তু স্বাধীনভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে। মূল শব্দচয়নের ক্ষেত্রে সংযুক্ত সরকারি নথিই প্রামাণ্য উৎস; পরবর্তী পরিবর্তন আলাদাভাবে যাচাই করতে হবে।
সরকারি PDF পড়ুন ↗