GST-নিবন্ধিত ব্যবসার নথি: চালান, ইলেকট্রনিক ব্যবস্থা ও সংরক্ষণের পূর্ণ প্রয়োজনীয়তা

পরিসর, সংস্করণ ও দায়িত্ব

এই নিবন্ধে ৩০ জানুয়ারি ২০২৬ প্রকাশিত দ্বাদশ সংস্করণের চব্বিশ পৃষ্ঠার সব বিষয় অনুসরণ করা হয়েছে। নির্দেশিকায় নিবন্ধিত ব্যবসার আয়কর ও GST-এর নথি অন্তর্ভুক্ত; এর মধ্যে একক মালিকানা, অংশীদারি, LLP, LP, কোম্পানি, ক্লাব, সমিতি, ব্যবস্থাপনা সংস্থা, অলাভজনক প্রতিষ্ঠান, সংবিধিবদ্ধ বোর্ড ও সরকারি সংস্থা রয়েছে। হিসাবরক্ষণ বাইরে দেওয়া হলেও মালিক ও পরিচালকদের দায়িত্ব বহাল থাকে।

মূল নথি, হিসাবের খতিয়ান, জাবেদা ও বিবরণী এবং লেনদেনের অন্যান্য লিখিত প্রমাণ সংরক্ষণ করুন। নগদ, PayNow, BNPL, ই-কমার্স ও সরবরাহ-প্ল্যাটফর্মের লেনদেন—সবই অন্তর্ভুক্ত। নির্ভুল নথি সিদ্ধান্ত, আর্থিক নিয়ন্ত্রণ, কর দাখিল এবং IRAS-এর প্রশ্নের উত্তর দেওয়ায় সহায়তা করে।

কাগজ, ইলেকট্রনিক ব্যবস্থা, ব্যাকআপ ও নিরীক্ষার ফাইলের ধরন

কাগজের চালান, রসিদ ও অনুলিপি পাঠযোগ্য ও সুশৃঙ্খল রাখতে হবে; তাপ-সংবেদনশীল কাগজের রসিদ মুছে যাওয়ার আগেই ফটোকপি করুন। অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণে অখণ্ডতা, পূর্ণতা, নির্ভুলতা, প্রাপ্যতা ও নির্ভরযোগ্যতা নিশ্চিত থাকলে IRAS-এর পূর্বানুমোদন ছাড়াই কাগজের বদলে ইলেকট্রনিক মূল নথি রাখা যায়। ছবি-ব্যবস্থার তথ্য ধারণ, সংরক্ষণ, আউটপুট ও নিরাপত্তায় Evidence (Computer Output) Regulations অনুসরণ করা যেতে পারে এবং উপযোগী হলে সনদ নেওয়া যেতে পারে।

ASR+-এ তালিকাভুক্ত সফটওয়্যারে প্রাসঙ্গিক IRAS API ও সুপারিশকৃত সুবিধা সংযুক্ত থাকে। কম লেনদেনের ব্যবসায় হাতে রাখা হিসাব উপযোগী হতে পারে; একাধিক শাখায় বাড়তে থাকা কার্যক্রমের জন্য উপযুক্ত সক্ষমতা দরকার। নথি হালনাগাদ ও ব্যাকআপ করুন, হারানো বা ধ্বংস হওয়া নথি অন্য প্রমাণ থেকে পুনর্গঠন করুন এবং সারসংক্ষেপের পাশাপাশি মূল প্রমাণও রাখুন। চাইলে তথ্যের তালিকা Excel, Access বা CSV-এর মতো বিভাজকযুক্ত পাঠ্য ফাইলে দিতে হতে পারে; তালিকাভুক্ত তথ্য ছাড়া অন্য উপকরণ Word বা Adobe Acrobat নথিতে দেওয়া যেতে পারে।

সংরক্ষণ, ব্যবসা বন্ধ ও EIS

আয়কর ও GST-এর নথি সাধারণভাবে পাঁচ বছর রাখতে হয়। কোম্পানি ও LLP-এর ক্ষেত্রে নাম কাটা, বিলুপ্তি বা অবসায়নের পরও পাঁচ বছর নথি রাখতে হয়। ব্যবসা বন্ধের পর দায়িত্ব থাকে অব্যবহিত আগের দায়িত্বশীল কর্মকর্তার; অবসায়ন হলে অবসায়কের। কর্মকর্তার মধ্যে পরিচালক, সচিব, নির্বাহী, LLP ব্যবস্থাপক, রিসিভার বা ব্যবস্থাপক এবং স্বেচ্ছা অবসায়নের অবসায়ক অন্তর্ভুক্ত হতে পারেন। অন্য আইনেও অতিরিক্ত দায় থাকতে পারে। ধারা 37R(24)/(26) অনুযায়ী EIS নগদ প্রদানের দাবিসংক্রান্ত নথির মেয়াদ সাত বছর। এসব প্রয়োজনীয়তার সময় গণনা একই বিন্দু থেকে শুরু হয় না।

নিয়ম না মানা: আয়কর ও GST-এর শাস্তি আলাদা

নথি অপর্যাপ্ত হলে IRAS রাজস্ব অনুমান করতে এবং ব্যয়, মূলধনি ভাতা বা উপকরণ GST-এর দাবি অগ্রাহ্য করতে পারে। উল্লিখিত আয়কর বিধানে সর্বোচ্চ S$৫,০০০ জরিমানা এবং জরিমানা না দিলে সর্বোচ্চ ছয় মাস কারাদণ্ড হতে পারে। GST Act-এর ধারা 46(6) অনুযায়ী নির্দেশিকায় সর্বোচ্চ S$৫,০০০ এবং/অথবা ছয় মাস কারাদণ্ড বলা হয়েছে; পরবর্তী দোষী সাব্যস্ততায় সর্বোচ্চ S$১০,০০০ এবং/অথবা তিন বছর হতে পারে। আয়করের ক্ষেত্রে জরিমানা না দেওয়ার শর্তটি GST-এর ভিন্ন ভাষার ওপর আরোপ করা যাবে না।

আয়, ব্যয় ও ক্রয়ের প্রমাণ

আয়ের প্রমাণের মধ্যে বিক্রয়চালান, করচালান, গ্রাহক-হিসাবভিত্তিক ও সরলীকৃত করচালান, ক্রমিক নম্বরের রসিদ বা রেজিস্টারের ফিতা, ভাড়ার চুক্তি, ব্যক্তিগত ব্যবহারে নেওয়া মজুতের নথি, ক্রেডিট নোট, রপ্তানির নথি, অর্থপ্রাপ্তির প্রমাণ ও চুক্তি রয়েছে। বিক্রয়ের অর্থ সঙ্গে সঙ্গে ব্যয়ে খরচ করলেও বা ব্যক্তিগতভাবে তুলে নিলেও সব বিক্রয় রেকর্ড করুন।

ব্যয়ের জন্য সরবরাহকারীর চালান বা রসিদ, প্রাপকের স্বীকৃতিসহ সেবার অর্থপ্রদানের ভাউচার ও চুক্তি, বেতনের ভাউচার, নিয়োগকর্তার CPF প্রমাণ, ভাড়ার চুক্তি, অর্থপ্রদান এবং AGM/EGM-এর কার্যবিবরণীতে পরিচালকদের ফি অনুমোদনের প্রমাণ দরকার। ক্রয়ের জন্য চালান, ক্রেডিট বা ডেবিট নোট, আমদানির পরিবহন নথি, অনুমতিপত্র, সনদ, AEC-এর সারসংক্ষেপ, অর্থপ্রদান ও চুক্তি দরকার। প্রতিদিন ক্রয় লিখুন। এসব মূল নথি রিটার্নের অঙ্ক ব্যাখ্যা করে; শুধু ব্যাংকে অর্থ চলাচলের প্রমাণ দেয় না।

খতিয়ান, GST-এর সারসংক্ষেপ ও অন্যান্য লেনদেন

সমাপনী মজুত, বিক্রয় ও ক্রয়ের তালিকা, সাধারণ খতিয়ান, মেয়াদভিত্তিক উপকরণ ও বিক্রয়ের করের সারসংক্ষেপ, ভ্রমণ ও আপ্যায়নের বিবরণী এবং স্থায়ী সম্পদের নথি রাখুন। এগুলো লাভ-ক্ষতির বিবরণী ও স্থিতিপত্রকে সমর্থন করে; মূল নথির বিকল্প নয়।

ব্যক্তিগত বা ব্যবসাবহির্ভূত ব্যবহারের পণ্য, অর্থপ্রদান ছাড়াও পণ্যের নিষ্পত্তি এবং GST স্থগিত থাকা লাইসেন্সপ্রাপ্ত গুদাম থেকে সরানো পণ্যও রেকর্ড করুন। Missing Trader Fraud-সংক্রান্ত প্রমাণের মধ্যে মূল্যায়িত ঝুঁকি, সেগুলো মোকাবিলায় যথাযথ যাচাই এবং যাচাইয়ের ফল অনুযায়ী নেওয়া পদক্ষেপ রয়েছে। খাত ও পরিকল্পনাভিত্তিক প্রয়োজনীয়তাও প্রযোজ্য, যেমন স্বল্পমূল্যের পণ্যের পুনঃপ্রেরণকারীর বিধি; এই সাধারণ নির্দেশিকা সেগুলোর বিকল্প নয়।

পূর্ণ করচালান: এগারোটি তথ্যগুচ্ছ

পূর্ণ চালানে করচালান বলে পরিচয়, নম্বর ও জারির তারিখ; সরবরাহকারীর নাম, ঠিকানা ও GST নম্বর; গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা; পণ্য বা সেবার পর্যাপ্ত বর্ণনা ও সরবরাহের ধরন; পরিমাণ বা সেবার পরিসর ও প্রতিটির GST-বহির্ভূত অঙ্ক; নগদ ছাড়; GST-বহির্ভূত মোট, হার ও পৃথক GST; GST-সহ মোট; এবং অব্যাহতিপ্রাপ্ত, শূন্য হারের বা অন্যান্য সরবরাহের পৃথক মোট থাকতে হবে। নমুনা নিজে তৈরি বা আগে ছাপানো কিনতে পারেন। সাধারণভাবে সরবরাহের ত্রিশ দিনের মধ্যে চালান জারি করতে হয়। অনিবন্ধিত গ্রাহককে করচালান দেওয়া আবশ্যক নয়, যদিও সবাইকে দিলে বিধিপালন সহজ হতে পারে।

গ্রাহক-হিসাবভিত্তিক, শূন্য হারের ও সরলীকৃত চালান

GST-নিবন্ধিত গ্রাহকের ব্যবসার উদ্দেশ্যে S$১০,০০০-এর বেশি মূল্যের মোবাইল ফোন, মেমরি কার্ড বা প্রস্তুত সফটওয়্যারের প্রাসঙ্গিক স্থানীয় সরবরাহে সাধারণ করচালানের বদলে গ্রাহক-হিসাবভিত্তিক চালান দিতে হয়; নির্ধারিত পণ্যের বিশেষ নির্দেশিকায় তার নিয়ম আছে।

শূন্য হারের সরবরাহে বিক্রয়চালান ব্যবহার করা যায়। এতে নম্বর ও তারিখ, সরবরাহকারীর বিবরণ ও GST নম্বর, গ্রাহকের বিবরণ, বর্ণনা, পরিমাণ বা সেবার পরিসর ও অঙ্ক, ছাড় এবং সর্বমোট থাকতে হবে। GST-সহ S$১,০০০-এর বেশি নয় এমন সরবরাহে সরলীকৃত চালানে নম্বর ও তারিখ, সরবরাহকারীর বিবরণ ও GST নম্বর, বর্ণনা, GST-সহ মোট এবং মূল্যে GST অন্তর্ভুক্ত থাকার ঘোষণা দেখানো যায়। শূন্য হারের বা অব্যাহতিপ্রাপ্ত সরবরাহে সরলীকৃত ধরন ব্যবহার করবেন না; বিক্রয়চালান বা করচালান ব্যবহার করুন।

ইলেকট্রনিক করচালান: ছয়টি আইনগত নিয়ন্ত্রণ

অনুচ্ছেদ 5.1.6-এর আইনগত বল আছে বলে স্পষ্ট করা হয়েছে। নিয়ন্ত্রণে পূর্ণতা ও নির্ভুলতা, প্রযোজ্য Regulation 11 বা 13-এর তথ্য, প্রেরণের আগে ও সময়ে বিকৃতি থেকে সুরক্ষা, বিক্রয়ের করের পূর্ণ দাখিল, পাঠযোগ্য সংরক্ষণ এবং কাগজ ও ইলেকট্রনিক অনুলিপি দিয়ে দ্বৈত দাবি রোধ নিশ্চিত করতে হবে। ইলেকট্রনিক চালান পাঠানোর পর নিয়মিত কাগজের চালান দেবেন না; কাগজ দরকার হলে একটি সংস্করণ অকার্যকর করুন বা অন্যভাবে দ্বৈত উপকরণ করের দাবি রোধ করুন।

InvoiceNow-এ পাঠানো চালানের জন্য একটি নির্দিষ্ট ব্যতিক্রম আছে: Regulation 11-এর অন্য সব শর্ত পূরণ করলে Tax Invoice লেখা ছাড়াও বৈধ উপকরণ করের দাবি সমর্থন করতে পারে। এই ব্যতিক্রম বাকি বিষয়বস্তু বা নথির নিয়ন্ত্রণ সরিয়ে দেয় না। চালান তৈরির কাজ বাইরে দিলেও বিষয়বস্তু, তৈরি ও সংরক্ষণের আইনগত দায় ব্যবসারই থাকে।

নগদ অর্থপ্রদান, বৈদেশিক মুদ্রা, হিসাব ও রাউন্ডিং

নগদ পেলে করচালানে পরিশোধিত চিহ্ন দিন এবং অর্থপ্রাপ্তির তারিখ দেখান। বৈদেশিক মুদ্রার করচালানে GST-বহির্ভূত মোট, GST ও GST-সহ মোটের S$ সমমূল্যও দেখাতে হবে; অনুমোদিত বিনিময়হারের নিয়ম অনুযায়ী সরবরাহের সময় সিঙ্গাপুরের প্রচলিত বিক্রয় বিনিময়হার ব্যবহার করতে হবে।

মান হারের একাধিক পণ্যের সারির GST আলাদা হিসাব করে যোগ করা যায়, অথবা সব সারির GST-বহির্ভূত মোটের ওপর প্রচলিত হার প্রয়োগ করা যায়। নির্বাচিত পদ্ধতি ধারাবাহিকভাবে ব্যবহার করলে রাউন্ডিংজনিত পার্থক্য গ্রহণযোগ্য। GST নিকটতম সেন্টে সমন্বয় করা যায়। নগদ বিলের মোট নিকটতম পাঁচ সেন্টে সমন্বয় করা যায়; নির্বাচিত ঊর্ধ্বমুখী বা নিম্নমুখী নীতি ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করুন।

CES: লিখিত চুক্তি ও চালানের একটিমাত্র উৎস

আলাদা তৈরি চালান না নিয়ে গ্রাহক তার ইলেকট্রনিক ব্যবস্থায় (CES) চালানের বিবরণ লেখার অনুরোধ করতে পারে। অনুচ্ছেদ 5.1.12-এর শর্তগুলোর আইনগত বল আছে। লিখিতভাবে একমত হতে হবে যে CES-এর বিবরণই উভয় পক্ষের GST দাখিলের চালানের উৎস এবং আলাদা করচালান জারি হবে না। CES-এর চালানের তারিখই জারির তারিখ; সরবরাহ ও বিক্রয়ের কর অথবা ক্রয় ও উপকরণ করের অঙ্ক তার S$ সমমূল্য অনুসারে হবে।

একটিমাত্র সম্মত উৎস থাকতে হবে। সরবরাহকারী যদি পরিবর্তে চালান তৈরি করে আপলোড করেন, তবে উভয় পক্ষকে সেই সরবরাহকারীর তৈরি চালানের ওপর নির্ভর করতে হবে। CES ব্যবস্থা বিক্রয়চালান, সরলীকৃত চালান ও গ্রাহক-হিসাবভিত্তিক চালানেও প্রযোজ্য হতে পারে।

CES: প্রবেশাধিকার, তথ্য ও নিরীক্ষার বাকি সব শর্ত

ব্যক্তিগত প্রমাণীকরণের মাধ্যমে শুধু অনুমোদিত কর্মীদের প্রবেশাধিকার দিন। প্রেরণ এবং পূর্ণ ও নির্ভুল তথ্য সুরক্ষিত রাখুন। প্রযোজ্য Regulation 11/13-এর সব বিবরণ ধারণ ও সংরক্ষণ করুন; ব্যতিক্রমে Comptroller-এর পূর্বানুমোদন চাই। তথ্য মানুষের পাঠযোগ্য, নিষ্কাশন বা মুদ্রণযোগ্য হতে হবে এবং চাইলে Comptroller-কে দিতে হবে।

অভ্যন্তরীণ কোনো চালানের নম্বর, তারিখ, সরবরাহের মূল্য ও GST, S$ সমমূল্যসহ, CES-এর সঙ্গে মিলতে হবে। নিবন্ধন বাতিল বা GST নম্বর বদলালে গ্রাহককে অবিলম্বে জানান। উভয় পক্ষকে দ্রুত ভুল মেটাতে এবং নিরীক্ষার অনুসরণযোগ্য প্রমাণের জন্য CES-এর সরবরাহকারী বা গ্রাহক ও চালানের মূল তালিকা রাখতে বা তৈরি করতে সক্ষম হতে হবে। বাইরে কাজ দেওয়ার চুক্তিতেও এসব দায় অন্তর্ভুক্ত করুন।

রসিদ, ক্যাশ রেজিস্টারের ফিতা ও ব্যক্তিগত ব্যবহার করা মজুত

GST-অনিবন্ধিত গ্রাহকের ক্ষেত্রে চালানের বদলে রসিদ দেওয়া যায় এবং চাইলে তা দেওয়া উচিত; রসিদ ক্রমিক নম্বরযুক্ত হবে ও অনুলিপি রাখতে হবে। রসিদ না দিতে পূর্বানুমোদন লাগে না, কিন্তু সম্পূর্ণ অনুসরণযোগ্য নিরীক্ষা-প্রমাণ দরকার; এতে আইনগত করচালান দেওয়ার দায় মওকুফ হয় না। সরবরাহকারীর রসিদে তারিখ, সরবরাহকারীর নাম ও GST নম্বর, GST-সহ মোট এবং GST অন্তর্ভুক্ত থাকার ঘোষণা থাকা উচিত। রেজিস্টারের রসিদে সরবরাহের বর্ণনাও চাই। সব নগদ বিক্রয় রেজিস্টারে লিখুন, অভ্যন্তরীণ ফিতা রাখুন এবং উত্তম চর্চা হিসেবে দৈনিক মোট লিখুন।

ব্যক্তিগত ব্যবহারে নেওয়া মজুত বাজারমূল্যে বিক্রয় বা মান হারের সরবরাহে অন্তর্ভুক্ত হবে এবং ক্রয়ে উপকরণ কর দাবি করা থাকলে বিক্রয়ের কর হিসাব করতে হবে। বিনামূল্যে দেওয়া পণ্য ও অন্য নিষ্পত্তির প্রমাণও রাখুন।

ক্রেডিট নোট: এগারোটি তথ্য ও সমন্বয় না করার বিকল্প

ক্রেডিট নোটে ফেরত পণ্য, পরবর্তী ছাড় বা ভুল সংশোধন নথিবদ্ধ হয়—যেমন রপ্তানি ভুল করে মান হারের সরবরাহ ধরা। এতে নম্বর ও তারিখ; সরবরাহকারীর নাম, ঠিকানা ও GST নম্বর; গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা; মূল চালানের নম্বর ও তারিখ; পণ্য বা সেবা; কারণ; প্রতিটি পণ্যের পরিমাণ ও ক্রেডিট; GST-বহির্ভূত মোট; GST হার ও অঙ্ক; এবং GST-সহ মোট থাকতে হবে। এগুলো বিক্রয় হ্রাসের প্রমাণ।

মূল GST সমন্বয় না করার সুযোগ কেবল তখনই আছে, যখন পক্ষগুলো লিখিতভাবে একমত, গ্রাহক সম্পূর্ণ করযোগ্য এবং কোনো অব্যাহতিপ্রাপ্ত সরবরাহ করেন না, আর নোটে লেখা থাকে যে এটি GST-এর জন্য নয়। চিঠি বা ইমেইল যথেষ্ট; IRAS চাইলে দেখাতে উভয় পক্ষ তা রাখবে। এই বিকল্পে কোনো পক্ষই করযোগ্য সরবরাহ বা ক্রয়ের মূল্য এবং সংশ্লিষ্ট বিক্রয় বা উপকরণ কর সমন্বয় করে না। গ্রাহক-হিসাবভিত্তিক ক্রেডিটের সমন্বয়ে নির্ধারিত পণ্যের নির্দেশিকা অনুসরণ করতে হয়।

আমদানি-রপ্তানির নথি ও ব্যাংক সমন্বয়

প্রযোজ্য ক্ষেত্রে অনুমতিপত্র, সহায়ক সনদ, জাহাজে পণ্য পাঠানোর নোট ও পার্সেল পাঠানোর নোট, কুরিয়ারের কনসাইনমেন্ট নোট, AEC-এর আগমনের সারসংক্ষেপ, বিল অব লেডিং বা এয়ার ওয়েবিল, IESGP শুল্ক অনুমতিপত্র, চালান বা আদেশ, প্যাকিং তালিকা, সরবরাহের নোট, বিমা ও অর্থপ্রদানের প্রমাণ রাখুন। শূন্য হারের প্রমাণ আলাদা রপ্তানি নির্দেশিকায় নির্দিষ্ট করা আছে।

ব্যবসার সব ব্যাংক বিবরণী রাখুন; সম্ভব হলে ব্যক্তিগত ও ব্যবসায়িক হিসাব আলাদা করুন, নতুবা লেনদেন আলাদা করে চেনার ব্যবস্থা রাখুন। প্রাপ্ত অর্থ নিয়মিত জমা দিন এবং অনুসরণযোগ্য ডিজিটাল অর্থপ্রদান ব্যবহার করুন। বিবরণীতে দেখা সরাসরি ডেবিট, ব্যাংকের মাশুল ও সুদ সমন্বয় করুন, যাতে নথিতে সেগুলো প্রতিফলিত হয়।

বেতনের রেকর্ড, সেবার ভাউচার ও সরেজমিন মজুত গণনা

মজুরি, বেতন, বোনাস, কমিশন ও ভাতার জন্য কর্মীর নাম, পরিচয় ও পদবি, অর্থপ্রদানের ভাউচার বা বিবরণী এবং নিয়োগকর্তার CPF বিবরণী রাখুন; এগুলো IR8A সমর্থন করে। পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা বা স্বাধীন হিসাবরক্ষণের মতো ব্যক্তিগত সেবার ভাউচারে প্রাপকের নাম, পরিচয় ও ঠিকানা, অর্থপ্রদানের তারিখ ও সেবার বিবরণ, অঙ্ক নির্ধারণের ভিত্তি এবং প্রাপ্তির স্বীকৃতি চাই।

মজুতের মধ্যে উৎপাদন বা বিক্রয়ের জন্য তৈরি, উৎপাদিত বা সংগ্রহ করা সামগ্রী অন্তর্ভুক্ত। সমাপনী তালিকার প্রমাণ হিসেবে প্রতিটি হিসাবকালের শেষে সরেজমিন মজুত গণনা করুন।

বিক্রয় ও ক্রয়ের তালিকার তথ্যঘর

বিক্রয়ের তালিকায় চালানের তারিখ ও নম্বর, গ্রাহকের নাম, বর্ণনা, GST-বহির্ভূত অঙ্ক, প্রযোজ্য GST এবং রপ্তানির গন্তব্য থাকে। মান হারের ও শূন্য হারের মোট বিক্রয় GST রিটার্নে যায়।

ক্রয়ের তালিকায় চালান বা আমদানি অনুমতিপত্রের তারিখ ও নম্বর, সরবরাহকারীর নাম ও GST নম্বর, বর্ণনা, GST-বহির্ভূত চালানের অঙ্ক বা আমদানির CIF মূল্য এবং GST থাকে। ২০২৪ সংশোধনে আমদানির ঘর যোগ হয়েছে। চালান ও অনুমতিপত্রের পাশাপাশি এসব কাঠামোবদ্ধ তালিকাও রাখুন।

ব্যয়ের বিবরণী, স্থায়ী সম্পদ ও মূলধনি ভাতা

যাতায়াতের বিবরণীতে তারিখ ও গন্তব্য, মাধ্যম, দাবিদারের নাম ও পদবি, উদ্দেশ্য ও অঙ্ক থাকে। বিদেশভ্রমণে সময়কালও থাকে। আপ্যায়নে তারিখ ও স্থান, দাবিদার, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য, আপ্যায়িত ব্যক্তিদের নাম ও পদবি এবং অঙ্ক চিহ্নিত করতে হয়। ট্যাক্সির রসিদ ও ভ্রমণের নথি বিবরণ সমর্থন করে; শুধু কার্ডের স্লিপ বা মাসিক কার্ড বিবরণী যথেষ্ট নয়।

স্থায়ী সম্পদের নথিতে ক্রয়ের তারিখ ও খরচ এবং বিক্রয়ের তারিখ ও মূল্য থাকে; সঙ্গে ক্রয়, বিক্রয় বা কিস্তিক্রয়ের চুক্তি ও চালান রাখুন। মূলধনি ক্রয় সাধারণ ব্যয়ের কর্তন নয়। ইতিমধ্যে দাবি করা মূলধনি ভাতা লিখে রাখুন, যাতে পরবর্তী প্রাপ্যতা সঠিক হয়।

দৈনিক নিয়ন্ত্রণ, সংযুক্ত সংযোজনী ও সংশোধনের ইতিহাস

ব্যবসা শুরুতেই নথি রাখা শুরু করুন, প্রতিদিন লেনদেন লিখুন, অবিলম্বে প্রমাণ সংগ্রহ করুন, অর্থপ্রদানের পারস্পরিক সূত্র দিন, নির্ভুলতা পরীক্ষা করুন এবং ব্যবসার ব্যাংক হিসাব ব্যবহার করুন। ব্যবস্থা শুধু হিসাবকর্মী নয়, অন্যদেরও বোধগম্য হওয়া এবং প্রাপ্য ও প্রদেয় অর্থের বিষয় জানানো উচিত।

PDF-এ তেরোটি আলাদা নমুনার লিংক আছে: 1A লাভ-ক্ষতির বিবরণী, 1B স্থিতিপত্র, 2 রাজস্ব, 3 ক্রয়, 4A করচালান, 4B সরলীকৃত চালান, 5 ক্রেডিট নোট, 6 বেতন, 7 মজুত, 8 যাতায়াত, 9 বিদেশভ্রমণ, 10 আপ্যায়ন ও 11 সম্পদ। এগুলো উল্লেখের জন্য সংযুক্ত আলাদা ফাইল; এখানে ছাপানো অতিরিক্ত পৃষ্ঠা নয়। সংশোধনগুলোতে ইলেকট্রনিক নিয়ন্ত্রণ, বন্ধের পর নথি রাখা, ২০১৯-এর গ্রাহক-হিসাব ব্যবস্থা, ২০২০-এর CES, ২০২১-এর প্রতারণা যাচাই, ২০২৩-এর InvoiceNow/ASR+, ২০২৪-এর ৯% হার, আমদানির তথ্য ও আয়করের সর্বোচ্চ জরিমানা এবং ২০২৫-এর প্ল্যাটফর্মভিত্তিক অর্থপ্রদান অন্তর্ভুক্ত। মূল বিবরণের জন্য জানুয়ারি ২০২৬-এর দ্বাদশ সংস্করণের লিংক বহাল আছে।