যথাযথ রেকর্ড ও হিসাব সংরক্ষণ

মূল শর্ত

অর্জিত আয় এবং সুবিধাভোগীদের বিতরণের প্রমাণ নির্ধারিত পাঁচ বছর সংরক্ষণ করুন। উৎসের 2020 ভিত্তিকালের উদাহরণে 31 ডিসেম্বর 2025 পর্যন্ত রেকর্ড রাখা হয়। ব্যবসার আয়ে হিসাবমান অনুযায়ী হিসাব প্রস্তুত করতে হয়; ভাড়ায় আয় ও ব্যয়ের বিবরণী এবং বিদেশি লভ্যাংশে সমর্থনকারী ভাউচার লাগে। তারিখ ও সুবিধাভোগীদের বণ্টনের তথ্য রাখুন, যাতে ট্রাস্টির স্তরের এবং ব্যক্তির কর-ব্যবস্থা মিলিয়ে দেখা যায়। শুধু রিটার্ন দাখিল করা বা সম্পদ বিতরণ করলেই আগের রেকর্ড অপ্রয়োজনীয় হয়ে যায় না।

প্রতিটি রেকর্ডকে তার আয় অর্জনের ভিত্তিকালের সঙ্গে যুক্ত করুন

সংরক্ষণের শর্ত মৃতের সম্পত্তি বা ট্রাস্টের অর্জিত আয় এবং সুবিধাভোগীদের দেওয়া বিতরণ—দুটোরই জন্য প্রযোজ্য। কেবল রিটার্ন আপলোডের তারিখ ধরে নয়, যে সময়ে আয় অর্জিত হয়েছিল সেই সময় ধরে নথি সাজান। IRAS-এর উদাহরণে 2020 পঞ্জিকাবর্ষের আয় YA 2021-এর সঙ্গে যুক্ত এবং 31 ডিসেম্বর 2025 পর্যন্ত রেকর্ড রাখা হয়। অন্য বছরের ক্ষেত্রে যথাযথ ভিত্তিকাল ব্যবহার করুন; এই ঐতিহাসিক উদাহরণকে সব নথি নষ্ট করার সাধারণ তারিখ ধরে নেবেন না।

আয়ের একটি ব্যবহারিক বিবরণীতে উৎস, মোট প্রাপ্তি, সংশ্লিষ্ট ব্যয়, প্রাপ্তির তারিখ এবং প্রমাণসমর্থিত সুবিধাভোগীর বিতরণ দেখানো যায়। নগদ চলাচলকে তার অন্তর্নিহিত অধিকার বা প্রাপ্যতার সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন: সুবিধাভোগীকে পরিশোধ করা অর্থ বিতরণের সিদ্ধান্ত ও আয়ের রেকর্ড পর্যন্ত অনুসরণযোগ্য থাকতে হবে। শুধু ট্রাস্টের ব্যাংক হিসাব থেকে অর্থ বেরিয়েছে বলেই সেটিকে কর্তনযোগ্য ব্যয়ের প্রমাণ ধরে নেওয়া যাবে না।

আয়ের ধরন অনুযায়ী প্রমাণ প্রস্তুত করুন

সরকারি পৃষ্ঠায় ব্যবসার আয়, ভাড়ার আয় ও বিদেশি লভ্যাংশের রেকর্ড আলাদা করা হয়েছে। ব্যবসার আয়ে হিসাবমান অনুযায়ী হিসাবের বিবরণী, ভাড়ায় আয়-ব্যয়ের বিবরণী এবং বিদেশি উৎসের লভ্যাংশে দাখিলের জন্য লভ্যাংশের ভাউচার প্রয়োজন। রেকর্ডগুলো উৎস অনুযায়ী শনাক্তযোগ্য রাখুন, যাতে ব্যাংকের সম্মিলিত মোট অঙ্কে আয়ের প্রকৃতি আড়াল না হয়। বিবরণী, ভাউচার ও সুবিধাভোগীদের বণ্টনের সূচি করসংক্রান্ত জিজ্ঞাসার প্রস্তুতিতে সহায়ক; এটি মূল রেকর্ডের পরিপূরক, প্রয়োজনীয় সমর্থনকারী প্রমাণের বিকল্প নয়।