মূল বিষয়
AGM প্রয়োজন হলে আর্থিক বছরশেষের ছয় মাসের মধ্যে তা করতে হয়। সভা না হলে নির্ধারিত তারিখের অন্তত 60 দিন আগে সদস্যদের লিখিত নোটিশ এবং আর্থিক বছরশেষের পাঁচ মাসের মধ্যে প্রাসঙ্গিক নিরীক্ষিত নথি পাঠানোর কথা নির্দেশিকায় রয়েছে। সভা হলে তার অন্তত 14 দিন আগে নথি পাঠান। বার্ষিক রিটার্নে AGM-এর অবস্থা ঘোষণা করুন।
নোটিশ ও নথি পাঠানোর তারিখ একসঙ্গে পরিকল্পনা করুন
প্রথমে নির্ধারণ করুন VCC AGM করবে, নাকি সরকারি নির্দেশনায় বর্ণিত সভা না করার পথ ব্যবহার করবে। পরিচালকরা ওই আর্থিক বছরে AGM না করার নোটিশ দিলে AGM-এর নির্ধারিত তারিখের অন্তত 60 দিন আগে সদস্যদের কাছে লিখিত নোটিশ পাঠাতে হবে। আর্থিক নথির সময়সূচি আলাদাভাবে যাচাই করতে হবে। সভা না করার পথে নির্দিষ্ট নিরীক্ষিত বিবরণী ও নিরীক্ষকের প্রতিবেদন আর্থিক বছরশেষের পাঁচ মাসের মধ্যে পাঠাতে হবে; সভা করলে তা শুরুর অন্তত 14 দিন আগে নথি পাঠাতে হবে।
বার্ষিক রিটার্নের জন্য প্রমাণ রাখুন
AGM-এর নোটিশ পাওয়ার অধিকারী প্রত্যেকের কাছে নথি পাঠাতে হবে, কেবল পরিচালক বা বিনিয়োগ ব্যবস্থাপকের কাছে নয়। মূল কোম্পানি হিসেবে থাকা VCC-এর নথিপত্রে প্রযোজ্য নিরীক্ষিত একীভূত আর্থিক বিবরণী ও স্থিতিপত্র থাকে। বাস্তব প্রস্তুতি হিসেবে নোটিশ, প্রাপকতালিকা, পাঠানোর তারিখ ও সভার ফল একসঙ্গে রাখুন, যাতে বার্ষিক রিটার্ন দাখিলকারী যথাযথ AGM ঘোষণা দিতে পারেন। AGM হয়েছে, VCC অব্যাহতিপ্রাপ্ত ছিল, অথবা সভা না করার সিদ্ধান্ত হয়েছে—সব ক্ষেত্রেই ACRA ওই ঘোষণা চায়। সময়সূচি মানা না গেলে শেষ তারিখের আগেই AGM-এর সময় বাড়ানোর সরকারি পথ বিবেচনা করুন; নির্দেশনায় সর্বোচ্চ অতিরিক্ত 60 দিনের আবেদন করা যায়।
সরকারি উৎস
সরকারি ইংরেজি উৎসের ভিত্তিতে হেংশিন গ্রুপের সংক্ষিপ্ত, স্বাধীন নির্দেশিকা; এটি সম্পূর্ণ নথির পুনরুৎপাদন নয়। সব শর্ত, ব্যতিক্রম ও পরবর্তী হালনাগাদের জন্য মূল উৎস দেখুন।
সরকারি উৎস পড়ুন ↗